ORGANIZACIÓN
La palabra organización tiene tres
acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere
se refiere a la organización como una entidad
o grupo social; y otra mas que se refiere
a la organización como un proceso.
Esta etapa del proceso administrativo
se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos
los recursos que forman parte del grupo
social.
Después de establecer los objetivos a
alcanzar, en la etapa de organización, es necesario determinar que medidas utilizar para lograr lo que se
desea, y de esto se encarga la etapa de organización.
Agustín Reyes Ponce
Organización es la estructuración de
las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su
máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Eugenio Sisto Velasco
Organizar es ordenar y agrupar las
actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso
funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía
y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir.
Isaac Guzmán Valdivia
Organización es la coordinación de las
actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de los elementos materiales,
técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa
persigue.
Joseph L. Massie
La estructura y asociación por lo cual
un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus
actividades hacia objetivos comunes.
Por lo tanto organización significa integrar y coordinar los recursos humanos, materiales y
financieros de que se dispone, con la finalidad de complementar un objetivo
dado con la máxima eficiencia, considerando como sus elementos esenciales:
1.-
Meta o finalidad
2.-
Programa o método para alcanzar las metas
3.-
Recursos necesarios para conseguir esas metas (lo más preciado los
Recursos
Humanos)
4.-
Entorno o ambiente (la responsabilidad y la ética social)
5.-
Administradores (lideres)
El propósito de la organización: El propósito de
la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y
contribuyan a la eficiencia organicional.
La estructura de una organización es eficaz si le
permite al personal contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de la
eficiencia organicional. Una organización es eficiente si esta estructurada
para ayudar al logro de los objetivos de la empresa con un mínimo de
consecuencias o costos no deseados.
Principio
del tramo de administración
En cada posición administrativa existe un límite
al número de personas que pueden manejar con eficacia una persona, pero el
número exacto depende de la repercusión de diversas variables subyacentes.
Cuanto
más clara sea la línea de autoridad desde el puesto administrativo más alto de
una empresa cada puesto subordinado, más clara será la responsabilidad para
tomar decisiones y más eficaz la comunicación organicional.
La
autoridad delega a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para
asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.
Mientras
más completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor
será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación de
responsabilidad personal por los resultados.
El
mantenimiento de la delegación requiere que las decisiones propias de la
autoridad de los administradores individuales deben tomarlas ellos en lugar de
hacerlas ascender por la estructura de la organización.
Mientras
más clara sea la definición de un puesto o un departamento sobre los resultados
esperados, las actividades a realizar y la autoridad de organización delega y
la comprensión de las relaciones de autoridad e informales con otros puestos,
la persona responsable podrá contribuir en forma más adecuada al logro de los
objetivos de la empresa.
En
toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación de los principios
o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la
estructura para cumplir los objetivos de la empresa.
El
principio del equilibrio es común a todas las áreas de las ciencias y a toda
las funciones del administrador. Las ineficacias de extensos tramos de
administración se deben equilibrar con las ineficacias de largas líneas de
comunicación. Las pérdidas ocasionadas por el mando múltiple se deben
equilibrar con las ganancias provenientes de la pericia y la uniformidad para
delegar la autoridad funcional en los departamentos de "stall" y de
servicios. Los ahorros de la especialización funcional en la
departamentalización se deben equilibrar con las ventajas de establecer
departamentos responsables de utilidades, semi independientes por el conducto o
por territorio. De nuevo resulta evidente que la aplicación de la teoría de la
administración depende de la situación específica.
Mientras
más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una
organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito. En cada estructura se
deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el
cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto
externo como interno. La empresa que sufre de inflexibilidad, tanto si se trata
de resistencia al cambio, procedimientos demasiado complicados o líneas
departamentales demasiado rígidas, se arriesga a ser incapaces de hacer frente
a los retos de los cambios económicos, técnicos, biológicos, políticos y
sociales.
Puesto
que la gerencia depende en alto grado de la calidad del liderazgo de quienes se
encuentran en puestos gerenciales, es importante que la estructura organicional
contribuya a crear una situación en la que el administrador pueda dirigir con
mayor eficacia. En este sentido, la organización es una técnica para fomentar
el liderazgo. Si la asignación de autoridad y los arreglos estructurales crean
una situación en la que exista la tendencia a que los jefes de departamentos
sean considerados como líderes y en el cual se les ayude en sus tareas de
liderazgo la estructuración organicional habrá cumplido una tarea esencial.
·
Es de carácter continuo
(expresión, contracción, nuevos productos).
·
Es un medio que establece la mejor manera de
alcanzar los objetivos.
· Suministra los métodos para
que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de
esfuerzo.
· Evita lentitud e ineficiencia.
· Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
determinar las funciones y responsabilidades.
· La estructura debe reflejar los objetivos y los
planes de la empresa,
la autoridad y
su ambiente.
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